Reforma al formato E3 “Perfil de empresa”

LNI. Cristopher Yair Medina Cortes

El 25 de Julio de 2023 se dio a conocer a través del DOF la Tercera Resolución de Modificaciones a las Reglas Generales de Comercio Exterior para 2023 en donde, se hizo mención al Anexo 1, relativo a los diversos formatos y modelos de comercio exterior. Sin embargo, fue hasta el 03 de agosto del presente año cuando se formalizó su publicación en el DOF con la Primera Modificación al Anexo 1 de las RGCE para 2023.

La primera modificación al Anexo 1 de las RGCE para 2023 trae consigo un cambio importante que debe ser considerado por todas las compañías que cuentan con un registro como empresa certificada específicamente hablando de las que se encuentran autorizadas bajo la modalidad de Operador Económico Autorizado conforme a la regla 7.1.4; debido a que en el anexo 1 descansa precisamente el denominado formato E3 “Perfil de empresa” el cual establece los requisitos mínimos de seguridad internacionalmente reconocidos y adoptados por el OEA en sus diferentes rubros.

El perfil de empresa no puede concebirse como un simple requisito para obtener el programa, sino que es, la parte medular y marco regulatorio del Operador Económico Autorizado. El formato está diseñado específicamente para  cumplir con estándares de seguridad a lo largo de toda la cadena de suministro de la compañía, estableciendo puntos de revisión en materia no solo de comercio exterior, sino también cumplimientos corporativos y administrativos que incluye la participación de diferentes procesos internos y áreas elementales para el correcto desarrollo y continuidad de los negocios tales como: Alta Dirección, Seguridad, Compras, Legal, Recursos Humanos, Tecnologías de la Información, entre otros. 

Cambios al perfil de empresa 2023

Si bien, la estructura del perfil de empresa mantiene su esencia y distribución original para el rubro importador/exportador (11 estándares que se subdividen a su vez en un total de 42 subestándares), existen diversas modificaciones que deben de ser consideradas e implementadas por las empresas que busquen mantenerse en cumplimiento. La principal modificación que se puede notar es que ahora el formato del perfil de empresa es un documento más robusto comparado con su versión anterior, existe un cambio muy notorio en la nueva redacción de prácticamente todos los estándares, y no solo se trata de una redacción más precisa y detallada, sino que se complementó con nuevos puntos que aportan un enfoque más minucioso en temas de seguridad de la cadena de suministro.

Esta redacción que ahora es más clara y precisa, así como los puntos adicionados en cada estándar del perfil, no buscan únicamente detallar el criterio con el que ya contaba la autoridad mexicana, si no que se encuentran enfocados también en alinearse con los diferentes programas reconocidos a nivel internacional, como es el caso del programa de  Asociación Comercial Aduanera contra el Terrorismo (C-TPAT por sus silgas en inglés) implementado por el gobierno estadounidense; las normativas aplicadas en ambos programas siempre han sido equivalentes, sin embargo, existían todavía algunas diferencias de criterio específicas, ya que no se abarcaban todos los temas. Con esta nueva reestructura de estándares dentro del perfil de empresa, el programa de OEA ahora contempla criterios que ya habían sido adoptados anteriormente por C-TPAT, creando así una mayor armonía y relación entre ambos programas, lo que facilita la cooperación internacional y en su caso, puede ayudar a la obtención de una certificación extranjera, sin dejar de lado que ahora la información implementada en materia de seguridad cumplirá con un mejor nivel en los lineamientos de carácter internacional.

Los puntos adicionados al perfil de empresa que se pueden destacar abarcan temas de diferentes índoles, relacionados con las tecnologías de la información, revisiones de seguridad y agrícolas o control de plagas en embarques, entre otros.

Con esta modificación al anexo 1 se robustece con mayor detalle el tema de la ciberseguridad, se incluyen temas actuales a considerar como conexiones remotas de los empleados a los sistemas de la empresa, el uso de dispositivos personales para actividades de trabajo y el control que se debe tener con los mismos; de igual forma, se detallan con mayor exactitud los temas de protección e intrusiones, aplicación de nuevos supuestos de contingencias para ejecutar simulacros, políticas, pruebas, respaldos, acciones correctivas y preventivas relacionados con los sistemas informáticos de la compañía.

Las revisiones a los medios de transporte de comercio exterior también sufrieron modificaciones importantes, se actualiza el listado de puntos que deben ser revisados sumando un total de 17 puntos a revisar, asimismo, se adiciona a las revisiones no solo el tema de seguridad, ahora se debe contemplar revisiones en materia agrícola, revisando que no existan plagas visibles en la carga o contenedores, profundizando en el tema de sanidad y limpieza tanto del tracto, como de la mercancía, material de embalaje e incluso las áreas de carga y descarga. Por otra parte, el cambio más importante a destacar en este sentido es la obligatoriedad de realizar inspecciones de seguridad y agrícola a los transportes de carga doméstica, lo que anteriormente se consideraba únicamente como buena práctica, ahora con esta modificación, a la carga nacional también se le atribuye la calidad de “crítica” lo que obliga a efectuar su debida inspección tal como se lleva a la práctica con los embarques de mercancía de comercio exterior.

¿Qué representan estos cambios para una empresa que ya es certificada OEA? Todas las modificaciones previamente mencionadas y contenidas en el nuevo perfil de empresa significan que deberán ser adoptadas e implementadas de manera obligatoria por parte de estas empresas confiables, lo que conlleva en primera instancia, el esfuerzo de actualización de procesos y procedimientos internos, y permear dichos cambios con todos los colaboradores de la compañía, con la finalidad de estar en cumplimiento permanente como lo marca la regla 7.2.1.

Como segundo punto, no se trata únicamente de actualizar y adaptar los procedimientos internos para contar con la evidencia correspondiente del correcto cumplimiento, resulta necesario e indispensable presentar la actualización del perfil de empresa, donde se pueda declarar los nuevos procedimientos y políticas creadas, y en su caso, la actualización de los procedimientos que ya existían pero que ahora cumplen también con las nuevas adiciones al formato. Recordando que una de las principales obligaciones del programa es presentar la actualización del perfil cuando existan cambios en la información declarada.

Finalmente, cabe señalar que las modificaciones anteriormente referidas por el formato E3 “Perfil de empresa” en el Anexo 1, entraran en vigor contados 6 meses a partir de la publicación de la Tercera Resolución de Proveedores, es decir, el día 25 de enero de 2024.